יבוא של חשבונות מקובץ heshin.dat

כספית מאפשרת לך לייבא חשבונות (כלומר, לקוחות וספקים) מקובץ בפורמט heshin.dat של חשבשבת.
זהו פורמט נפוץ במערכות של הנהלת חשבונות, ומרביתן יודעות לייצר קובץ בפורמט זה.

בכדי לקלוט את הקובץ בכספית דרושים לך שני קבצים:

1. קובץ "פרמטרים" שמתעד את מבנה קובץ heshin.dat.
שם הקובץ המקובל הוא  heshin.prm  זהו קובץ קטן שמכיל כ-40 שורות.
את קובץ הפרמטרים תוכל לקבל מיצרן מערכת הנהלת החשבונות שלך.
אם יש לך צורך, אז מבנה הקובץ מתועד כאן.
כספית קולטת את השדות הבאים. שם לב, שכמובן שכספית מוגבלת לנתונים שמערכת הנהלת החשבונות שלך תייצא לקובץ heshin.dat שהיא יוצרת, כלומר אם היא לא מייצאת את מספר הפקס של הלקוח, לא תוכל לקלוט אותו בכספית:
א. מספר החשבון
ב. שם העסק
ג. מספר עוסק מורשה
ד. מספר הטלפון
ה. כתובת 1, כתובת 2, ישוב, מיקוד, מדינה
ו. מספר טלפון נייד
ז. מספר פקס
ח. כתובת דואל.
ט. עיסוק -- השדה עיסוק משמש את כספית לזיהוי לקוחות או ספקים. הערך "Customer" פירושו לקוח, "Supplier" - ספק, כל ערך אחר - לקוח.

2. קובץ heshin.dat שאותו עליך ליצור במערכת הנהלת החשבונות הקיימת. הקובץ מכיל את נתוני החשבונות.

לאחר שיש בידך שני הקבצים, בחר בהם בשדות המתאימים ואשר לכספית לייבא את החשבונות.

כיצד להבדיל בין סוגי החשבונות השונים

שם לב שקובץ heshin.dat מכיל חשבונות שחלקם הם חשבונות של ממש ("מכירות", "ניכוי במקור") וחלקם הם לקוחות וחלקם ספקים.
אם תייצא לקובץ את השדה "עיסוק" ותשם בן את הערך המתאים (Customer או Supplier)  אזי כספית תוכל להבדיל בין לקוחות לספקים.
אחרת אין דרך להבדיל בין החשבונות השונים (הקובץ לא מכיל שום אינדיקציה לסוג החשבון), וכולם יקלטו לכספית כלקוחות.
לאחר הקליטה הפוך את הלקוחות לספקים דרך כרטיס הספק.

זיהוי לקוחות קיימים

אם יש צורך, אתה יכול ליבא את הקובץ פעם נוספת. כספית מזהה חשבונות שהיא כבר ייבאה ותעדכן אותם. היא לא תיצור לקוחות חדשים.

אופן הזיהוי של לקוחות קיימים הוא זה:
א. כספית מחפשת לקוח שמספר הלקוח שלו זהה בכספית למספר הח-ן בקובץ heshin.dat.
ב. אם לא נמצא לקוח כזה כספית מחפשת לקוח בהמפתח הזר שלו הוא "חש-" + מספר החשבון ב-heshin.dat.

אם לא נמצא לקוח כזה אז כספית תיצור לקוח חדש.
מספר הלקוח בכספית יהיה מספר הח-ן בקובץ heshin.dat, והמפתח הזר שלו יהיה "חש-" + מספר החשבון ב-heshin.dat.

ההנחה היא שמספר הח-ן בקובץ heshin.dat הוא נומרי ולא אלפאנומרי.