יצוא לקובץ 100

המודול מאפשר לך לייצא תעודות משלוח לקובץ 100, קובץ שבו ספקים מגישים את החשבוניות ותעודות המשלוח שלהם לרשתות שיווק, כמו שופרסל.

המסך בנוי משתי לשוניות:

1. הפקת קובץ חדש -- רשימת תעודות משלוח זמינות ליצוא.

2. קבצים היסטוריים -- רשימה של קבצי 100 שיצרת בעבר.

סרטון הדרכה

סינון הרשימה

אתה יכול לסנן את תעודות המשלוח לפי השדות הבאים:

• תחום תאריכים של תעודת המשלוח
• שם העסק או שם איש הקשר בתעודת המשלוח
• הצג גם ת"מ שיוצאו בעבר -- המודול מציג רק תעודות משלוח שאין להן חשבוניות (הסכום לתשלום שונה מ-0) ורק תעודות משלוח שלא יוצאו בעבר לקובץ 100. אתה יכול לכפות על המערכת להציג את כל תעודות המשלוח שיצרת, כולל אלו שיש להן חשבוניות (סכום אפקטיבי 0) וכולל אלו שכבר יצרת להן חשבוניות מס דרך המודול.
  

שדות חובה

חובה למלא את שם הלקוח -- כספית תיצור את חשבונית המס ללקוח זה -- כספית שומרת את שם הלקוח מהפעלה אחת של המודול להפעלה הבאה,

מספר הספק -- מספר הספק נרשם בקובץ 100 -- כספית שומרת את מספר הספק מהפעלה אחת של המודול להפעלה הבאה,
אם אתה מייצא לרשתות שונות אז בכל פעם הזן את מספר הספק ברשת הרלוונטית.

חודש ושנת ההתחשבנות -- נרשמים בקובץ 100. ביצוא בפורמט "מכבי" הם נרשמים גם בשם הקובץ.

מספר שדה קטלוגי -- באיזה שדה מספר קטלוגי להשתמש ביצוא לקובץ.
קובץ 100 מכיל את המספרים הקטלוגים של הפריטים שנשלחו ללקוח.
המק"ט שמייצאים לקובץ הוא הוא המק"ט של הלקוח (כלומר המק"ט של שופרסל או של רמי לוי), והוא יכול להיות שונה מלקוח ללקוח.
לדוגמה, נניח שאתה מוכר לרשת שופרסל וגם לרשת רמי לוי.
את המק"ט שלך תרשום בכרטיס הפריט בשדה מספר קטלוגי 1, את המק"ט של שופרסל תרשום בשדה מספר קטלוגי 2, ואת המק"ט של רמי לוי תרשום בשדה מספר קטלוגי 3.
אם אתה מייצא קובץ 100 לשופרסל תבחר במספר קטלוגי 2, אם אתה מייצא לרמי לוי תבחר במספר קטלוגי 3.

רשת טיב טעם משתמשת במק"ט של הספקים שלה, לכן תוכל להשתמש בשדה מספר קטלוגי 1 בעת שאתה מייצא קובץ 100 לרשת טיב טעם.

פורמט -- אם אתה מייצא קובץ 100 עבור שופרסל, רמי לוי או טיב טעם בחר ב-"שופרסל".
אם אתה מייצא עבור רשת מכבי בחר ב-"מכבי".

שם לב שלכל רשת יש דרישות שונות מהתוכן של הקובץ, ולכן בכדי שהקובץ יקלט תקין יש לייצא בפורמט המתאים.

מה מוצג ברשימה

הרשימה מציגה את השדות הבאים:

• מספר ת"מ,
  
• תאריך ת"מ,
  
• שם העסק ושם איש הקשר,
  
• סה"כ לתשלום של ת"מ,
  
• שדה להזנת מספר הבול, הערה: לשדה זה אין חשיבות ביצוא למכבי.
  
• שדה להזנת מספר החנות, -- ביצוא למכבי זהו מספר בית המרקחת.
  
• שדה להזנת מספר ההזמנה, -- שדה חובה
  
• מספר חשבונית שנוצרה דרך יצוא לקובץ 100 -- לתעודות משלוח "חדשות" כמובן שאין מספר חשבונית, אבל אם תישלוף ת"מ שכבר יצאת דרך מודול קובץ 100, תוכל לראות את מספר החשבונית שנוצרה דרך המודול.
  

הפעלת המודול

לאחר שמילאת את שדות החובה, מלא את מספר הבול ומספר החנות לכל תעודות משלוח שאתה רוצה ליצור לה חשבונית.

הקלק על כפתור יצוא. כספית תיצור חשבונית מס מרכזת לכל תעודות המשלוח שסימנת, ותעדכן את המסך.

עבור ללשונית קבצים היסטוריים, זהה את הקובץ שיצרת, עכבר ימני על שם הקובץ + שמור בשם (Save Link As...), ושמור את הקובץ למחשב שלך.

את החשבונית עליך להדפיס מפנקס חשבוניות מס, ולשלוח אותה ביחד עם קובץ 100 ללקוח שלך.

כפתור "שמור" מבצע שמירה של הנתונים ללא יצוא. כלומר הנתונים (כמו מספר בול, מספר חנות ומספר ההזמנה) ישמרו, אבל לא תווצר חשבונית מס, ולא קובץ 100.

שאלות נפוצות

1. יצרתי חשבונית מרכזת למספר תעודות משלוח ועתה אני רוצה ליצור קובץ 100 מתאים.

המודול אינו מתאים למקרה זה. המודול בנוי ליצור את חשבונית המס בעצמו ולא להשתמש בחשבונית מס קיימת. פנה לתמיכה של כספית בכדי למצוא פיתרון למקרה שלך.

2. האם אפשר ליצור חשבונית מרכזת למספר לקוחות שונים ששייכים לארגון אחד. לדוגמה, יש לי 3 תעודות משלוח כל אחת לסניף אחר של שופרסל.

זה אפשרי אבל רק בתנאי שלכל הלקוחות (במקרה זה: שלשת הסנפים השונים) יש "לקוח משלם" זהה.

3. האם אפשר להשתמש במודול קובץ 100 כשעובדים מול מספר רשתות?

כן זה אפשרי.

בכל פעם שאתה מייצא הזן את מספר הספק שלך ברשת הרלוונטית.

אתה צריך להקפיד לרשום את המק"ט של כל רשת בשדה מספר קטלוגי המתאים בכרטיס הפריט.
לדוגמה, אם החלטת להשתמש בשדה מספר קטלוגי 2 עבור המק"ט של שופרסל, ובשדה מספר קטלוגי 3 עבור רשת רמי לוי, אז עליך לעשות זאת בכל הפריטים שאתה מספק להם.

כשאתה מייצא לשופרסל בחר ביצוא במספר קטלוגי 2, וביצוא לרמי לוי -- בשדה מספר קטלוגי 3.

בחר בפורמט שמתאים לרשת: שופרסל, טיב טעם, רמי לוי -- "שופרסל", ועבור מכבי - "מכבי".

4. מה שולחים להנהלת הרשת בסוף החודש?

לאחר הפקת קובץ 100 הורד אותו למחשב שלך.

שלח להנהלת החשבונות של הרשת את קובץ 100 ואת החשבונית המרכזת שיצרה כספית.

אל תשלח חשבונית אחרת משום שמספר החשבונית מוטבע בתוך קובץ 100. אם תשלח חשבונית אחרת לא תהיה התאמה בין מספר החשבונית ששלחת למספר שמוטבע בקובץ והתשלום ידחה על-ידי הרשת.