הזנת הוצאות

בכדי להזין הוצאות לכספית היכנס ל-הכנסות והוצאות, הזנת הוצאות.

בחר בתקופת המע"מ שאתה רוצה להזין. הבחירה נמצאת בתחתית רשימת ההוצאות.

המערכת תציג את ההוצאות שכבר קיימות המאגר הזמני. השורה התחתונה שממוספרת 0 היא המקום שבו מזינים הוצאה חדשה.

עליך להזין את התאריך של ההוצאה (התאריך שכתוב על החשבונית של הספק), שם הספק, מספר העוסק מורשה שלו, סיווג התנועה, ואת הסכום כולל מע"מ.

כספית תחלץ את הסכום לפני מע"מ ואת סכום המע"מ.

הזן את האסמכתא שהיא מספר החשבונית. אין צורך להזין יותר מ-5 ספרות ימניות של מספר החשבונית.

אם החשבונית כוללת מספר הקצאה, אז הזן גם אותו.

בפרטים רשום תיאור קצר (3-4 מילים) של מהות ההוצאה. 

הזן את פרטי התשלום עבור ההוצאה. זו אינה חובה. תלוי אם אתה רוצה להיעזר בכספית לנהל את יתרת החוב לספק.

אם כן, אז חשוב לתעד את התשלומים לספק. הם יוצגו בכרטיס הספק בלשונית פירוט תנועות, וכמובן ישפיעו על חישוב יתרת החוב לספק.

לעיתים יש צורך לקבוע שרירותית אם סכום המע"מ משום שהוא אינו 18% (אחוז המעמ הנוכחי בשנת 2025). לדוגמה, ברשימון יבוא לעיתים קרובות המכס קובע סכום מע"מ שרירותי לפי החלטתו. במקרה זה הזן את הסכום הכולל ששילמת, כספית תחשב את הסכום לפני מע"מ, ואת סכום המע"מ. עבור לשדה מע"מ, והזן שם את סכום המע"מ השרירותי. כספית תשנה את הסכום לפני מע"מ כך שהסה"כ יתאים לסכום הכללי שהזנת.

לפני שכספית שומרת את ההוצאה היא בודקת האם ההוצאה מתאימה ליצוא לקובץ דיווח מע"מ מפורט. הבדיקות הן אלו:

1. האם תאריך ההוצאה תקין -- תאריך תקין הוא לכל המוקדם 6 חודשים לפני תקופת המע"מ שבחרת. כלומר אם תקופת המע"מ היא 7-8/2025, התאריך המוקדם ביותר הוא 1/1/2025.

2. האם הזנת מספר ע"מ והאם המספר הוא תקין (כלומר ספרת הביקורת תקינה). כספית אינה בודקת האם קיים ע"מ כזה במאגר של רשות המיסים.

3. אסמכתא - האם היזנת אסמכתא.

4. מספר הקצאה - אם סכום החשבונית גדול מ-20,000 ש"ח (נכון לשנת 2025, הסכום הולך וקטן בכל שנה) חובה להזין גם מספר הקצאה בן 9 ספרות בדיוק.

אם אחד או יותר מהשדות אינו תקין כספית לא תשמור את ההוצאה. היא תסמן את השדה הבעייתי בכתום, ותקיף את השורה במסגרת כתומה.

תקן את הנתונים. אם הערך החדש תקין, כספית תשמור את ההוצאה, הסימון הכתום והמסגרת יעלמו.

כספית מבצעת בדיקות רק עם הוצאות שיש בהן מע"מ. אם אין בהוצאה מע"מ אז אין לה חשיבות לדו"ח מע"מ ולכן אין צורך לבדוק אותה בדקדקנות.

את ההוצאה החדשה מזינים בשורה שממוספרת 0. לאחר קליטה תקינה של ההוצאה היא תקבל מספר תנועה שיחליף את ה-0.

אם תקליד שם של ספק שלא קיים בכספית, אזי היא תציע לך להוסיף אותו למערכת. מלא את הפרטים שלו, במיוחד את שמו, מספר הע"מ, הסיווג של ההוצאה, והפרטים. זה יחסוך לך זמן יקר במהלך הזנת הוצאות.

נהוג לרכז חשבוניות של דלק, נסיעות במוניות, או בתחבורה ציבורית ולהזין אותן במרוכז בתנועה אחת.

לעיתים מנהלים קופה קטנה שדרכה מבצעים רכישות קטנות (כמו נייר למדפסת, קפה וכו'), וגם אז מרכזים את כל ההוצאות ומזינים במרוכז.

בכדי להזין ריכוז השתמש בספק כמו "ריכוז דלק" ותן לו מספר ע"מ 77777772. זה מספר ע"מ שרשות המיסים בחרה לייצג ריכוזים.

בשדה אסמכתא רשום את מספר החשבוניות שיש בריכוז.

שם לב, שזו לא חובה ואתה יכול, אם אתה רוצה, להזין כל חשבונית בנפרד.

אם רכשת רישיון מתאים, אז כספית מאפשרת לך לצרף קובץ להוצאה. לדוגמה: PDF של החשבונית.

בכדי לצרף את הקובץ:

1. פתח את ההוצאה במסך עדכון, על-ידי שתקליק על העיפרון שנמצא בציד ימין של השורה. הוסף את הקובץ במסך שנפתח.

או

2. הקלק על הכפתור שיוך חשבונית בתחתית המסך והעלה את הקובץ למערכת.

לאחר ריענון של המסך המערכת תציג איקון של "ספר" בשדה אסכמכתא שמציין שצורף קובץ להוצאה.

לאחר שתסיים להזין את ההוצאות העבר אותן למאגר הקבוע.

המערכת בדוק שההוצאות מתאימות לתקופת המע"מ שבחרת, ותציג הודעה שגיאה אם לא.

לדוגמה, המערכת לא תאפשר לך להעביר למאגר הקבוע הוצאות שהן מחוץ לתקופת המע"מ. לדוגמה, אם תקופת המע"מ היא 7-8/2025 לא ניתן להעביר הוצאה שהתאריך שלה הוא 13/9/2025 או 23/12/2024.

בכדי לצפות בקובץ שצורף להוצאה:

1. הקלק על העיפרון שבצד ימין של שורת ההוצאה. המערכת תפתח מסך ובו יוצגו פרטי ההוצאה והקובץ.

או

2. הקלק על האיקון של הספר שנמצא בשדה אסמכתא.

לעיתים קרובות יש צורך לתקן נתונים שכבר היזנת לכספית.

אם ההוצאה היא במאגר הזמני אתה יכול לתקן כל אחד מהשדות, ואפילו למחוק את ההוצאה (בעזרת כפתור הפח שנמצא בצד ימין של השורה, או עכבר ימני ובחר במחיקה).

אם ההוצאה היא במאגר הקבוע לא ניתן לתקן חלק מהשדות ולא ניתן למחוק אותה. בכדי לתקן:

הקלק על כפתור הפח. המערכת תיצור שני עותקים של ההוצאה:

א. עותק אחד עם סכומים במינוס ישר למאגר הקבוע. זו תנועה שמכונה "סטורנו" והיא מאפסת את ההוצאה המקורית.

ב. עותק שני יווצר במאגר הזמני, וש תוכל לתקן את הערכים השגויים. לדוגמה , לתקן מספר ע"מ, או תאריך.

אם אין לך צורך בעותק זה פשוט מחק אותו מהמאגר הזמני.

בכדי להעתיק הוצאה הקלק על הכפתור שיכפול שנמצא בציד הימני של השורה, או הקלק על עכבר ימני ובחר ב-העתק.

המערכת תיצור עותק של ההוצאה במאגר הזמני.