המסך משמש להזנת הוצאות (=חשבוניות שקיבלת מספקים כמו חשמל, ציוד מחשב וכו') ותשלומים ששילמת.
שם לב שמרבית בעיל העסקים אינם חייבים בניהול פנקס הוצאות אבל הם כן חייבים בניהול פנקס הוצאות. כלומר יש חישבות גדולה מאד לתעד את התשלומים ששילמת לספקים גם אם לא תיעדת את החשבוניות שקיבלת מהם.
הפנקס מכיל שני מאגרים:
1. המאגר הזמני שבו מזינים את הנתונים החדשים. המאגר הזמני ניתן לשנות את כל הפרטים של הנתונים ואפיךלו למחוק אותם לגמרי.
2. נמאגר הקבוע שבו נשמרים הנתונים לאחר שמעבירים אותם מהמאגר הזמני. כספית מאפשרת לשנות רק מספר מצוצמם של "שדות" (=פרטיה נתנוים) במאגר הקבוע. מקור המגבלה הוא בהוראות ניהול ספרים.
1. מחיקה והעתקה -- עמוד עם העכבר על הציד הימני הריק של תיבת הבחירה וכספית תציג X למחיקה ואייקון נוסף להעתקה של השורה.
2. תיבת בחירה להעברת ההוצאה מהמאגר הזמני למאגר הקבוע.
3. תאריך ההוצאה.
4. שם הספק.
5. מספר עוסק מורשה של הספק -- כדאי להתרגל ולאסוף את מספר הע"מ של הספקים. שם לב שאם אתה נכלל בעסקים שחייבים לשלוח למע"מ את קובץ PCN874 ("דיווח מפורט") לא תוכל לייצר את הקובץ ללא מספרי ע"מ של הספקים.
6. סיווג התנועה - חשוב לבחור בסיווג תנועה שמתאים להוצאה. החשיבות היא משתי סיבות:
א. דוח רווח והפסד מציג את ההוצאות מפולחות לפי סיווג התנועה שלהן. כלל שתסווג נכון יותר כך דוח רווח והפסד יתן לך תמונה נכונה יותר של חלוקת ההוצאות שלך.
ב. ישנם שני סוגים של הוצאות: הוצאות רכב, וטלפון סלולרי שהמע"מ שלהן לא מוכר במלואו. ראה דוגמה בסעיף הבא.
7. כולל מע"מ - סכום החשבונית של הספק כולל מע"מ. לאחר שתזין את הסכום ותצא מהשדה (השתמש במקש Tab), כספית תחלץ את הסכום לפני מע"מ. הסכום לפני מע"מ תלוי בסיווג התנועה. במרבית המיקרים החישוב הוא פשוט:
אם המעמ הוא 18%, והסכום הוא 118 ש"ח, אז המעמ הוא 18 ש"ח והסכום לפני מעמ הוא 100 ש"ח. אבל בהוצאות רכב (תיקונים, דלק) ובהוצאות על טלפון נייד מוכרים רק 2/3 מסכום המע"מ ואז החשבון הוא: מע"מ שמוכר = 12 ש"ח. וההוצאה לפני מעמ = 118-12 = 106 ש"ח.
8. לפני מע"מ - סכום החשבונית לפני מע"מ.
9. מע"מ - סכום המע"מ בחשבונית של הספק.
10. אסמכתא - מספר החשבונית של הספק. בדרך כלל מקלידים רק 4-5 ספרות ימניות.
11. מספר הקצאה - השדה חשוב רק אם אתה מייצא את הנתונים לקובץ PCN874 (נדרש מחלק מהעסקים בעת דיווח מע"מ).
אם אתה לא מייצא קובץ PCN874 התעלם מהשדה.
אם אתה כן מייצא קובץ PCN874 אז אם לחשבונית של הספק יש מספר הקצאה (של רשות המיסים)
אז הזן כאן את 9 הספרות הימניות של מספר ההקצאה. כספית תייצא את מספר ההקצאה בקובץ PCN874 שתגיש לרשות המיסים.
12 פרטים - 2-3 מילים שיאפשרו לך להיזכר בהוצאה. לדוגמה: "דלק לרכב 78-908-99" או "מחשב שולחני לאיריס".
13 פרויקט - אם רכשת רישיון לשימוש במודול פרויקטים תוכל לשיךך את ההוצאה לכל אחד מהפרויקטים שיצרת בכספית.
14. תאריך - תאריך התשלום. אם אתה רוצה לנהל תזרים מזומנים הזן את תאריך פרעון השיק שנתת, או תאריך החיוב של כרטיס האשראי שלך.
15. ח-ן/אשראי - כספית מאפשרת לך לנהל גם את ח-ן הבנק שלך. אם אתה רוצה לעשות זאת בחר כאן מאיזה ח-ן בנק או כרטיס אשראי שילמת את ההוצאה.
16. סכום - סכום התשלום. הדרך כלל הוא זהה לסכום ההוצאה.
17. שיק - מספר השיק או מספר כ"א שבו שילמת את ההוצאה.
18. פרטי התשלום - כתוב במילה או שתיים את פרטי התשלום. לדוגמה: "ויזה" או "העברה".
19. ח' - הוצאה חוזרת. כספית מאפשרת לך לסמן הוצאות שחוזרות על עצמן מדי חודש וליצור אותן בהקלקה אחת על הכפתור הוספת הוצ' חוזרות.
20. דגל - הדגל מאפשר לך לסמן הוצאות שיש לך בהן עניין. הדגלים הם שרירותיים ואים לה משמעות בכספית (פרט לדגל || שמשמש לסימון הוצאות עתידיות. ראה הסבר בהמשך).
כספית מאפשרת לך להכניס למאגר הזמני הוצאות עתידיות שלא יועברו למאגר הקבוע עד שתרצה בכך. ההוצאות האלה יכולת לשמש אותך למספר דברים:
1. לתעד תשלומים שנתת לספק אבל עדיין לא קיבלת עבורם חשבונית. לדוגמה: רכישה של קורס בן 10 שיעורים חודשים. התשלום מראש, אבל מקבלים חשבונית מדי חודש.
2. לתעד תשלומים צפויים לספקים לצורך הכנת דוח תאריך מזומנים.
בכדי לסמן הוצאה עתידית השתמש בדגל ❚❚. הוצאה שזה הדגל שלה לא תועבר מהמאגר הזמני למאגר הקבוע.
הכדי להקל עליך כספית צובעת את הדגל בצהוב-אדום בולטים.
הבא את הסמן לצד הימני של השורה. המערכת תציג את הכלים הבאים:
22
היכולות של כספית בענן
העלות של כספית בענן
ה-API של כספית בענן