יבוא של לקוחות וספקים

מה האפשרויות?

ישנן שתי אפשרויות ליבא לקוחות וספקים לכספית:

1. מקובץ אקסל שרירותי -- לדוגמה מקובץ שייצאת מתוכנת הנהלת חשבונות אחרת, או קובץ שיצרת ידנית ממסמכי נייר.

2. מקובץ אקסל שייצאת מכספית בענן -- זו אפשרות נוחה כאשר אתה רוצה לבצע עדכון של רשומות רבות (לדוגמה: עדכון מספרי טלפון), ועדכון ידני בכספית של רשומה אחרי רשומה הוא איטי ומייגע מדי.

יבוא של לקוחות מקובץ אקסל שרירותי

(1) בחר באופציה יבוא של לקוחות וספקים מקובץ אקסל תחת יבוא מאקסל עם מיפוי של עמודות.

(2) בחר בקובץ אקסל (הוא חייב להיות בפורמט xls או xlsx. שם לב שחלק מהמערכות האנטרנטיות מייצאות בפורמט CSV, או בפורמט Web שאקסל יכול לפתוח אבל הוא לא פורמט xlsx. עליך לפתוח קובץ כזה באקסל ולשמור אותו בפורצט xlsx.) וטען אותו לכספית.

(3) כספית תעלה את הקובץ לשרת, ותציג לך מסך שבו תוכל למפות את השדות של הקובץ לשדות של הלקוחות בכספית.

הנה רשימה של השדות בכספית:

שם השדה	תיאור השדה
מפתח לזיהוי הלקוח	מפתח זר של הלקוח. כספית תנסה למצוא את הלקוח לפי (1) המפתח הזר שלו, ואז (2) לפי מספר הלקוח ואז (3) לפי מספר עוסק מורשה. לשדה זה חשיבות גדולה. הוא משמש את כספית לזהות את הלקוח באופן ודאי וכך אם הלקוח כבר קיים בכספית, היא לא תיצור לקוחות כפולים.
מספר לקוח	בדרך כלל לכל לקוח יש מספר, כך גם בכספית -- משמש לזיהוי הלקוח
סוג הלקוח	מאחר שבבקובץ יש לקוחות וספקים יש צורך לזהות האם הרשומה היא של לקוח או של ספק. הערכים "1", או "לקוח" מסמנים לקוח, אחרת זהו ספק.
שם העסק	שם העסק של הלקוח
מספר עוסק מורשה	מספר עוסק מורשה של הלקוח.
שם איש הקשר	כספית מאפשרת להזין שם של איש קשר לכל לקוח. אם שם איש הקשר מוצג בשדה אחד (לדוגמה: "ישראל ישראלי") השתמש בשדה זה.
שם איש הקשר -- שם פרטי	אם שם איש הקשר מוצג בשני שדות (לדוגמה: "ישראל" "ישראלי") השתמש בשדה זה.
שם איש הקשר -- שם משפחה	אם שם איש הקשר מוצג בשני שדות (לדוגמה: "ישראל" "ישראלי") השתמש בשדה זה.
רחוב	הכתובת של הלקוח -- רחוב  או רחוב ומספר הבית.
מספר הבית	הכתובת של הלקוח -- מספר הבית. מאחר שכספית שומרת את הרחוב ואת מספר הבית בשדה אחד הערך פשוט יצורף לשם הרחוב.
ישוב	שם הישוב
מיקוד	המיקוד של הכתובת
מדינה	ברירת המחדל היא ישראל. משמש את כספית בכדי להציג או להחביא אם השדה "מדינה" בהדפסת הכתובת של הלקוח.
מייל	כתובת המייל של הלקוח
טלפון נייד	מספר הטלפון הנייד
טלפון בעבודה	מספר טלפון בעבודה
פקס	מספר הפקס
יתרת הפתיחה	יתרת הפתיחה (בש"ח). משמש את כספית לחישוב יתרת הלקוח. מינוס - הלקוח חייב לנו כסף.
ימי תשלום	תנאי התשלום של הלקוח: 0 = מזומן, על מספר אחר פירושו שוטף + X
מספר הבנק	אם אתה שומר את אמצעי התשלום של הלקוח: מספר הבנק
סניף	מספר סניף
מספר ח-ן	מספר החשבון
הערות 1
הערות 2
הערות 3
הערות לחשבונית	כספית מאפשרת להגדיר הערות שיועתקו רק לחשבונית מס. לדוגמה: "מספר ספק משרד הביטחון: XXXXX"
פרטים להוצאה	עבור ספקים -- כספית מאפשרת להגדיר פרטים שיועתקו לשורת ההוצאה.
תגיות	כספית מאפשרת להגדיר תגיות לכל לקוח או ספק. הפרד את בתגיות בפסיק.
מספר כרטיס אשראי, תוקף כ"א, מספר CVV, מספר ת"ז ש בעל הכרטיס	אם רכשת רישיון למודול ניהול לקוחות וגם רישיון לסליקה של כספית, תוכל לשמור בכרטיס הלקוח את פרטי כרטיס האשראי שלו. כספית לא שומרת את מספר הכרטיס כפי שהוא אלא תיצור עבורו אסימון. האסימון ישמש אותך לסליקה של הכרטיס בעתיד.

בכדי למנוע יבוא של נתוניים שגויים כספית אינה מיבאת לקוח שאין לו לפחות מספר לקוח, שם העסק, שם איש קשר או מייל.

יבוא של לקוחות וספקים מקובץ שייצאת מכספית בענן

מבנה הקובץ צריך להיות זהה למבנה שמייצאת כספית בענן ממסך תחזוקה, יצוא ויבוא, יצוא לקוחות וספקים.

אם יש לך נתונים בכספית בענן חשוב שתקרא את ההסבר הבא. אם אין לך נתונים בכספית בענן אז ההסבר אינו חושב ואתה יכול לדלג עליו.

כיצד כספית בענן מזהה את הלקוחות הקיימים
לפני שמתחילים ביבוא חשוב לדעת כיצד כספית בענן מזהה את הלקוח, וזאת בכדי למנוע יצירת של לקוחות כפולים במהלך היבוא.

הזיהוי של הלקוח הוא תלת שלבי:
1. לפי המפתח הזר העמודה AV.
2. אם לא נמצא לקוח קיים מתאים, אז כספית מנסה לזהות את הלקוח לפי ה-ID של הלקוח שניתן בעמודה A.
3. אם עדיין לא נמצא לקוח, אז זהו לקוח חדש.

פירוט של העמודות שבאקסל
מאחר שאני משתמשים בפורמט של היצוא של כספית, שבו פרטים רבים שנלקחים מתוך כספית, אז ישנן עמודות רבות שאין להן משמעות ביבוא של נתונים לתוך כספית. העמודות הללו מסומנות בבירור בטבלה הבאה:

מספר העמודה	שם העמודה	שם העמודה	הסבר	התייחסות במהלך היבוא
0	A	ContactId	מספר הרשומה בבסיס-הנתונים של כספית	לקוח קיים = זיהוי של הלקוח, לקוח חדש = העלמות
1	B	DateCreated	תאריך יצירת הרשומה	התעלמות
2	C	DateUpdated	תאריך עדכון אחרון	התעלמות
3	D	BusinessId	מספר העסק בכספית	התעלמות - היבוא הוא תמיד לעסק הנוכחי.
4	E	AccountId	לא בשימוש	התעלמות
5	F	Status	1 = הלקוח פעיל	יבוא של הערך
6	G	ContactType	0 = ספק, 1 = לקוח,	יבוא של הערך
7	H	ContactNumber	מספר הלקוח	יבוא של הערך. משמש לזיהוי של הלקוח כפי שמתואר לעיל
8	I	BusinessName	שם העסק	יבוא של הערך
9	J	AlternateBusinessName	שם אלטרנטיבי. משמש את כספית במהלך התאמה של הלקוח לתנועות בנק.	יבוא של הערך
10	K	OsekMorshe	מספר עוסק מורשה	יבוא של הערך
11	L	ContactName	שם איש הקשר	יבוא של הערך
12	M	OpenBalance	יתרת הפתיחה של הלקוח	יבוא של הערך
13	N	WorkPhone	מספר טלפון בעבודה	יבוא של הערך
14	O	HomePhone	מספר טלפון בבית	יבוא של הערך
15	P	MobilePhone	מספר טלפון נייד	יבוא של הערך
16	Q		מספר הפקס	יבוא של הערך
17	R	Address1	שורת כתובת 1 (שם הרחוב ומספר הבית)	יבוא של הערך
18	S	Address12	ת.ד., כניסה, או מספר דירה	יבוא של הערך
19	T	City	שם הישוב	יבוא של הערך
20	U	PostalCode	מיקוד	יבוא של הערך
21	V	Country	שם המדינה (ללקוחות מחו"ל)	יבוא של הערך
22	W	vcEMail	כתובת דואל	יבוא של הערך (רק אם הכתובת היא כתובת דואל תקינה)
23	X	Comments1	הערות 1	יבוא של הערך
24	Y	Comments2	הערות 2	יבוא של הערך
25	Z	Comments3	הערות 3	יבוא של הערך
26	AA		עבור ספק -- פרטי ההוצאה (בהזנת הוצאות במאגר הוצאות זמני) עבטר לקוח - אין משמעות	יבוא של הערך
27	AB		אמצעי תשלום - מספר ח-ן הבנק משמש את כספית כשמקלידים קבלה ובוחרים אמצעי תשלום שיק.	יבוא של הערך
28	AC	BankAcctBranch	אמצעי תשלום - מספר סניף הבנק	יבוא של הערך
29	AD	BankAcctBankId	אמצעי תשלום - מספר הבנק	יבוא של הערך
30	AE	CCNumberFull	מספר כרטיס האשראי (הערה: כספית לא שומרת מספרים של כ"א אלא רק אסימונים)	התעלמות
31	AF	CCNumber	4 ספרות אחרונות של כ"א	התעלמות
32	AG	CCNumberToken	מספר האסימון	התעלמות
33	AH	CCHolderTZ	מספר ת"ז של בעל כ"א	התעלמות
34	AI	CCExpDate	תאריך תוקף של כ"א.	התעלמות
35	AJ
36	AK	PaymentTerms	תנאי תשלום:0 - מזומן, אחרת - שוטף	התעלמות. מחושב לפי עמודה AL.
37	AL	PaymentTermsDays	מספר הימים עבור תנאי תשלום "שוטף"	יבוא של הערך אם הערך ריק או 0 אז תנאי התשלום הם מזומן, אחרת תנאי התשלום הם שוטף + מספר הימים.
38	AM	ChargeVAT	האם לגבות מהלקוח מע"מ: אחרת = לא (אילת, חו"ל), 1 = כן	יבוא של הערך
39	AN	IsIsraeli	האם הלקוח ישראלי. אם כן = לא תוצג מדינה בכרטיס לקוח ובהדפסת הכתובת במסמכים, אם לא = כן תוצג מדינה בכרטיס לקוח ובהדפסת הכתובת במסמכים. 0 = לא, 1 = כן	התעלמות. אם המדינה (עמודה V) הוא ריק הוא "ישראל" אז הלקוח יוגדר ישראלי, אחרת הוא יוגדר כלא ישראלי.
40	AO	PriceListId	ה-ID של המחירון של הלקוח. זהו מספר פנימי שאין לו משמעות מחוץ לכספית. ביבוא כל הלקוחות החדשים מקבלים את מחירון מספר 1.	התעלמות
41				התעלמות
42				התעלמות
43				התעלמות
44	AS		הערה לחשבונית. כספית מעתיקה את ההערה לכל חשובנית של הלקוח. לדוגמה: מספר ספק משרד הביטחון 12345	יבוא של הערך
45	AT	ChargePerHour	בכספית+יועצים: העלות של שעת עבודה	יבוא של הערך
46	AU	ChargePerHourCurrencyId	ה-ID של המטבע של העלות של שעת עבודה.	התעלמות. המטבע הוא תמיד ש"ח.
47	AV	ForeignKey	המפתח הזר	לקוח קיים = משמש לזיהוי הלקוח, לקוח חדש = יבוא של הערך
48	AW	NikuiBamakor	לספקים - אחוז הניכוי במקור.	התעלמות
49	AX	AffiliateId	ה-ID של השותף העסקי שהלקוח משויך אליו. משמש את כספית במודול שיווק לזיכות את השותף העיסקי בעמלות.	התעלמות
50	AY	SendMsgMailingListIds	ה-ID של רשימת תפוצה המערכת שלח מסר.במודול שיווק כספית יכולה לשייך לקוחות לרשימות תפוצה שונות.	התעלמות
51	AZ		תגיות. הכנס את התגיות מופרדות בפסיק	יבוא של הערך

אם אין לך נתונים בכספית, אנו ממליצים ליצור לקוח אחד וספק אחד לדוגמה ואז לייצא את הנתונים.
תוכל להכניס ערכים שונים בשדות של הלקוח או הספק ולראות לאיזו עמודות הערכים הללו מתמפים באקסל.
מניסיונינו זהו התהליך המהיר ביותר להבנת הפורמט של האקסל.