קישור (שרשור) מסמכים

הנה הסבר כיצד לקשר בין מסמכים בכספית. ההסבר מכסה שתי אפשרויות:

1. יצירת מסמך המשך חדש ממסמך קיים. לדוגמה: יצירת חשבונית מס מחשבונית עסקה.

2. קישור בין שני מסמכים קיימים. לדוגמה:  קישור של חשבונית מס לחשבונית עסקה, או קישור של קבלה לחשבונית מס.

יצירת מסמך המשך חדש ממסמך קיים

ההסבר הוא על יצירת חשבונית מס מחש/עסקה, אבל כספית מאפשרת את כל הקישורים ההגיוניים:

הצעת מחיר	==>	הזמנת עבודה, תע/משלוח, חש/עסקה, חש/קבלה, חשבונית מס
הזמנת עבודה	==>	תע/משלוח, חש/עסקה, חש/קבלה, חשבונית מס
תע/משלוח	==>	חש/עסקה, חש/קבלה, חשבונית מס
חש/עסקה	==>	חשבונית מס, חש/קבלה, קבלה
חש/קבלה	==>	חש/זיכוי, תעודת החזר
חשבונית מס	==>	קבלה, חש/זיכוי
קבלה	==>	חשבונית מס, תעודת החזר

כספית גם מאפשרת לך כל מיני קומבינציות כמו:

חש/עסקה 1	==>	חשבונית מס 1
חש/עסקה 1 + חש/עסקה 2	==>	חשבונית מס 1
חש/עסקה 1	==>	חשבונית מס 1 + חשבונית מס 2

כיצד ליצור חשבונית מס מחשבונית עסקה בודדת

פתרון 1 – מתוך החש/עסקה

מדפיסים את חש/העסקה.
נכנסים לחשבונית עסקה ומקליקים על הכפתור המתאים בבאר השחור התחתון.

פתרון 2 – מפנקס חש/עסקה

נכנסים לפנקס חש/עסקה.
מסמנים את החשבונית הרלוונטית (ב-CHECKBOX שבצד ימין ליד המספר שלה).
מקליקים על הכפתור המתאים.

הערה:
לא ניתן להפיק חשבונית מס לשני לקוחות שונים.
לא היתן להפיק מסמכים אם המטבעות שלהם שונים -- רלוונטי לקבלות שרוצים להפיק מהן חשבוניות מס.
לא ניתן להפיק חשבונית מס ממסמכים שהסכום הפתוח שלהם הוא 0. הרעיון הוא שאם הסכום הפתוח הוא 0 אז המסמך "מכוסה" כולו על-ידי מסמכי המשך והפקת מסמכי המשך נוספים תגרום לשגיאה עסקית.

פתרון 3 – מתוך חשבונית מס

יוצרים חשבונית מס חדשה.
נכנסים למסמכים קשורים.
בוחרים בחש/עסקה הרלוונטית.
מאשרים לכספית ליצור ממנה חשבונית מס

יצירת חשבונית מס אחת לשתי חש/עסקה

המטרה היא ליצור חשבונית מס משתי חשבוניות עסקה.

פתרון 1 – מפנקס חש/עסקה

נכנסים לפנקס חש/עסקה.
מסמנים את החשבוניות הרלוונטיות (ב-CHECKBOX שבצד ימין ליד המספר שלה).
מקליקים על הכפתור המתאים.

פתרון 2 – מחשבונית מס

יוצרים חשבונית מס חדשה.
נכנסים למסמכים מקושרים.
בוחרים בחש/עסקה הרלוונטיות.
מאשרים לכספית ליצור ממנה חשבונית מס.

חשבונית חלקית או שתי חשבונית מס לחש/עסקה אחת

המטרה היא יצירת חשבונית מס חלקית לחש/עסקה.
כלומר, נפיק חשבונית מס רק לחלק מחש/עסקה, ואח"כ נפיק חשבונית מס נוספת על החלק החסר.

פיתרון

נפיק חשבונית מס לחש/קבלה באחת מהדרכים שהדגמתי קודם לכן.
נשנה את סכום החשבונית לסכום המתאים לנו.
לדוגמה, בחש/עסקה מכרתי 10 יחידות. בחשבונית המס 10שיניתי ל-6 יחידות.

מדפיסים.

אם ניכנס לפנקס חש/עסקה ניראה שלחש/עסקה הרלוונטית יש סכום "פתוח" (שלא מכוסה על-ידי חשבונית מס).
זו הדרך של כספית לציין למשתמש שהחשבונית לא מכוסה במלואה.

נסמן את החש/עסקה ונפיק ממנה חשבונית מס:

שימו לב לפרטים הבאים:

א. ההודעה של כספית: סכום החש/עסקה הוא אמנם 2360 ₪, אבל הסכום הפתוח הוא רק 944 ₪.

ב. שורת הקיזוז – זו הדרך של כספית להקטין את סכום החשבונית מס, ולהתאים אותו לסכום הפתוח של חש/העסקה המקורית.

קישור של מסמכים קיימים

מסמכים מקדימים וממשיכים

מסמכים מקדימים הם מסמכים שמטבע העניין מקדימים את המסמך הרלוונטי. לדוגמה: הזמנת עבודה מקדימה את תעודת המשלוח, תעודת המשלוח מקדימה את חשבונית המס.
מסמך המשך (או מסמך עוקב) הוא מסמך שממשיך את העסקה עם הלקוח. לדוגמה: תעודת משלוח ממשיכה את הזמנת העבודה, וחשבונית המס ממשיכה את תעודת המשלוח.

 קישור מסמכים קיימים

ניכנס למסמך הרלוונטי, לדוגמה חשבונית מס.
שם לב: ההנחה היא שהמסמכים (בדוגמה שלנו, חשבונית המס, חשבונית העסקה שמקדימה אותה והקבלה שממשיכה אותה) כבר הודפסו.
אם המסמך לא הודפס אז כספית צמחק את הנתונים מהמסמך הנוכחי (!) ותיצור מסמך חדש שמבוסס על המסמך המקדים.

נפתח את מודול מסמכים קשורים.
בדי לקשר מסמכים מקדימים נקליק על הכפתור "..." של מסמכים מקדימים.

ובדומה לכך נוכל גם לקשר מסמכי המשך:

 

לאחר שנשמור את החשבונית, נוכל לראות שמאחר שקישרנו לחשבונית מס בסך 2950 ש"ח חשבונית עסקה שסכומה 2950 ש"ח, וקבלה שסכומה 2950 ש"ח, הסכום הפתוח המקדים של החשבונית התאפס וכך גם סכום ההמשך שלה.